Weet u de staat van onderhoud van uw pand?
... lees meer

Persoonlijk, passend en betaalbaar
... lees meer
Clean desk; opgeruimd werken
Uitgegeven: maandag 28 december 2009
Door: Joeri Wisse
Laatst gewijzigd: maandag 28 december 2009

De medewerkers van Stoffels zorgen ervoor dat het personeel van Zeeland Seaports elke dag aan een echt schoon bureau aanschuift. Dat een brandschone werkplek geen Overbodige luxe is, blijkt wel uit een onderzoek van de Universiteit van Arizona. Zij ontdekten dat in een gemiddeld kantoor een bureau naar verhouding vierhonderd keer meer bacteriën bevat dan een toiletbril.

Een monitor, toetsenbord, muis en een bureaulamp. Het zijn sinds september de enige vier objecten die te vinden zijn op de bureaus van medewerkers van Zeeland Seaports in Terneuzen die vrij zijn of op een andere locatie aan het werk zijn. Een enkeling heeft nog een bakje voor post op een hoek staan, maar voor de rest zijn de bureaus helemaal opgeruimd, geheel in de lijn van de clean desk policy die op het kantoor is ingevoerd.

Fotolijstje
Het nieuwe opruimbeleid was even wennen. Sinds september moeten aan het eind van de dag alle bureaus in het kantoor van Zeeland Seaports ‘clean’ zijn. Dat betekent dat printjes opgeruimd moeten zijn en alle dossiers bij het verlaten van het kantoor in de kast moeten zijn teruggezet. Zelfs de nietmachine en het fotolijstje van de kinderen moeten in de lade zijn verdwenen.
Het belangrijkste voordeel van een clean desk policy is dat de bureaus veel beter kunnen worden schoongemaakt, weet Ceciel Jonkheijm, operationeel manager bij Stoffels Cleaning. “De regel is dat onze medewerkers papieren of andere spullen niet aanraken of verplaatsen bij het schoonmaken van de bureaus.” Eén van de redenen voor deze regel is dat documenten beschadigd kunnen raken. Jonkheijm: “Als documenten terug worden ge¬legd op een bureau dat net met een vochtige doek is schoongemaakt, kan de tekst uitlopen.”

Beter schoongemaakt
Werkplekken die slecht of niet zijn opgeruimd, worden zodoende minder goed schoongemaakt. “Wij merken dat de kwaliteit van schoonmaak omhoog gaat in een kantoor waar een clean desk policy is ingevoerd. Stof is bijvoorbeeld veel beter aan te pakken. Daarom adviseren wij eigenlijk alle klanten dit systeem in te voeren.” Jonkheijm weet uit ervaring dat dit proces bij de ene klant makkelijker gaat dan bij de andere klant. “In een bankkantoor of bij een notaris zal je nooit na werktijd papieren aantreffen op de bureaus.” De stap naar een clean desk is in zo’n omgeving aanmerkelijk kleiner.
In het kantoor van Zeeland Seaports in Terneuzen geldt het nieuwe beleid vanaf 1 september van dit jaar. Rina de Graaf, coördinator office services: “Het kan en moet nog beter, maar we zijn tevreden over het resultaat tot nu toe. De bureaus worden nu al goed opgeruimd, in een later stadium zullen we ook extra letten op spullen die aan het eind van de dag bovenop een kast of op een vensterbank blijven liggen.”

Mexicaanse griep
De directie van Zeeland Seaports besloot afgelopen zomer over te gaan op het nieuwe kantoorbeleid. De keuze hiervoor was mede ingegeven door de uitbraak van de Mexicaanse griep. Tegelijkertijd met het opstellen van een continuïteitsplan dat de bezetting op essentiële plaatsen binnen de organisatie bij calamiteiten moet garanderen, werd ook de hygiëne op kantoor onder de loep genomen. Ceciel Jonkheijm: “Vanwege de griep zijn we extra gaan schoonmaken bij Zeeland Seaports. Denk daarbij aan toiletten, maar ook aan apparatuur en deurklinken.” Rina de Graaf: “Alle medewerkers hebben middelen gekregen om zelf dagelijks toetsenborden of bedieningspanelen schoon te maken.”
De Graaf vertelt dat het invoeren van het nieuwe beleid weinig weerstand opwekte binnen de organisatie. “Mensen hadden juist begrip voor de nieuwe regels. We hebben het beleid in de zomervakantie ingevoerd, zodat men goed de tijd had om op te ruimen.” Inmiddels houden de meeste mensen zich goed aan het beleid. Sommige mensen moeten nog wel eens gestimuleerd worden om écht alles op te ruimen, maar we hebben al een behoorlijke slag gemaakt.”

Efficiënt werken
Rina de Graaf: “Wat ik leuk vind is dat ik al van een aantal mensen heb gehoord dat ze erg blij zijn met de clean desk policy. Ze merken dat ze efficiënter werken doordat alles zo geordend en opgeruimd is. Een opgeruimde werkplek geeft meer structuur, minder stress en levert tijdwinst op.” Ook de schoonmaakster van Stoffels zijn verguld met opgeruimde bureaus. Ceciel Jonkheijm: “Dames die gewend zijn om te werken op een kantoor met een clean desk policy, krijg je niet zomaar op een andere locatie aan het werk.”

Dit artikel is eerder verschenen in Zeeland Business Magazine.

Fotografie Mieke Wijnen

Stem of voeg toe aan:
Plaatsen/stemmen op NUjij Plaatsen/stemmen op eKudos Plaatsen/stemmen op MSN Reporter Plaatsen/stemmen op Digg Toevoegen aan Symbaloo Stumble it! Voeg dit artikel toe aan Del.icio.us Voeg toe aan je Google bladwijzers
Actualiteiten uit Zeeland